Le processus de travail consiste à définir les tâches par le responsable et à les mettre en œuvre par un employé de l'entreprise. De temps en temps, chaque employé rédige un rapport d'avancement. La fréquence dépend des règles internes de l'entreprise, ainsi que de la forme. Ne sous-estimez pas la pertinence de ce document pour la direction. 
Dans cet article, nous verrons comment rédiger correctement un rapport sur le travail effectué, un exemple de remplissage d'un document et quelques conseils pour le préparer.
Pourquoi vous devez être en mesure de rendre compte correctement du travail
Le flux de travail peut être présenté sous la forme d'un mécanisme complexe dans lequel chaque employé de l'entreprise est un engrenage. Dans cet exemple, le responsable de l'organisation est un ingénieur qui doit veiller à ce que tous les mécanismes fonctionnent correctement et le plus rapidement possible.
Dans la vraie vie, il est assez difficile pour les patrons d’évaluer la qualité du travail des employés s’ils ne voient pas les résultats de leur travail. Par conséquent, dans presque toutes les entreprises, la direction oblige chaque employé à établir régulièrement un rapport sur le travail effectué. Ce document est souvent créé avec une fréquence de 1 semaine. Ainsi, les patrons peuvent voir ce que les employés faisaient, ainsi que leur utilité pour l'entreprise.
Mauvais exemple
Le document est sous forme libre. C’est peut-être pour cette raison qu’un grand nombre de rapports ne parlent de rien à la direction ou ne font pas croire que le travailleur ne s’acquitte pas des tâches qui lui sont confiées. De plus, un employé spécifique peut être un véritable travailleur et surcharger son plan. La faute en est un rapport mal préparé sur le travail effectué. Un exemple d'un tel document est donné ci-dessous.
«Pour: le chef du département de la planification Ivanov P. M.
De: économiste de la 1ère catégorie du département de planification Petrov Yu. R.
Type de document: rapport d'avancement pour la période du 02.15.16 au 02.19.16
Ce qui suit a été complété:
- chronométrage du temps de travail de l'atelier de production,
- les résultats du chronométrage sont inclus dans le programme de travail,
- nouvelles normes de temps calculées,
- les réponses aux demandes des services d’inspection de la protection du travail ainsi que de plusieurs clients ont été compilées.
- participé à une conférence sur l'amélioration de l'efficacité du travail dans l'entreprise.
Date de compilation: 19.02.16
Signé: Petrov Yu. R. ”
Si l'employé établit un rapport sur le travail effectué de cette manière, la direction considérera qu'il n'est pas suffisamment chargé.
Quelles sont les erreurs?
L'exemple ci-dessus montre clairement les erreurs types dans la préparation de tels documents.
Les principaux sont:
- absence de liste des tâches à exécuter,
- aucun projet pour la prochaine période de référence,
- manque de spécificité
- il n'y a pas d'analyse
- le manque d'initiative de l'employé est souligné par le manque d'offres dans son domaine d'activité.
Les exigences ci-dessus doivent être utilisées à la fois lors de la préparation des formulaires hebdomadaires et lors de la génération d'un rapport sur le travail effectué pour l'année.
Option appropriée
Il est probable que la première fois que vous établissez un rapport sur la qualité ne fonctionnera pas. Afin de vous faciliter la tâche, nous donnons un exemple sur la manière de rédiger un rapport sur les travaux effectués à l'intention du responsable, indiqué dans le premier exemple:
«Pour: le chef du département de la planification Ivanov P. M.
De: économiste de la 1ère catégorie du département de planification Petrov Yu. R.
Rapport sur les résultats du travail pour (02.15.16-19.02.16 gg.)
Pour la semaine du rapport, les tâches suivantes ont été définies pour moi:
- Effectuer la synchronisation du travail de l'atelier de production, pour lequel les normes de temps actuelles sont absentes ou obsolètes.
- Sur la base des mesures, préparez pour l’approbation de nouvelles normes pour les travaux de l’unité structurelle correspondante.
- Participez à une conférence sur l'amélioration de l'efficacité du travail dans l'entreprise, prévue pour le 18/02/2016, préparez des questions et des suggestions.
Toutes les tâches ont été accomplies, à savoir:
- 5 ont été effectués et le même nombre de nouvelles normes a été établi pour les travaux de l'atelier de production,
- Une conférence avec des suggestions est jointe à la conférence.
En outre, des travaux ont été effectués avec la documentation entrante, à savoir:
- Compilé 2 réponses aux demandes IOT.
- Réponses aux lettres de gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
Pour la période du 22.02.16 au 26.02.16, un voyage d’affaires est prévu pour vérifier le travail de l’unité structurelle de la succursale de Pechersk.
Date de compilation: 19.02.16
Signature: Petrov Yu.R. ”
Convenez que cette version du rapport se lit mieux et que la direction peut voir si un des employés travaille bien.
Comment rédiger des rapports pour de plus longues périodes?
Bien sûr, une période d'une semaine pour peindre magnifiquement sur le papier n'est pas difficile. Il est plus difficile d’établir un rapport sur le travail effectué pendant un semestre ou même un an. Cependant, il est plus facile à faire que cela puisse paraître à première vue. Par exemple, si vous avez des rapports hebdomadaires pour la période requise, vous pouvez les utiliser en toute sécurité.
Volume maximum - 1 feuille A4
Dans le même temps, essayez d’agrandir légèrement l’information afin que le résultat corresponde à 1-2 pages. Dans le cas où les résultats hebdomadaires dans l'organisation ne sont pas réalisés, mais que vous deviez générer un rapport sur le travail effectué pour l'année, ne paniquez pas et combattez dans l'hystérie.
Toute l’information est autour de vous: consultez l’historique des messages dans les journaux de documents ou dans les e-mails, ouvrez le dossier contenant vos rapports, examinez les feuilles de route. Tout cela aidera à rappeler les exploits que vous avez accomplis pendant l’année de travail.
Pour résumer
Ci-dessus, nous avons donné quelques exemples sur la manière de rédiger un rapport d’avancement. L'essentiel est d'indiquer les opérations effectuées, en indiquant les caractéristiques quantitatives (tant de fois ou tel et tel nombre de pièces, etc.). Ainsi, vous informerez le guide de la quantité de travail que vous avez pu accomplir.
N'oubliez pas d'indiquer au début du rapport une liste des tâches spécifiques que vous devez remplir. L’achèvement du rapport est un élément important. Assurez-vous d'écrire ce que vous voulez réaliser au travail dans un proche avenir. De cette façon, vous montrerez que vous avez une vision plus large que celle de vos tâches immédiates et de vos fonctions qui doivent être remplies conformément à la description de travail.
Vous pouvez également considérer l'exemple ci-dessus.
Afin de faciliter la compilation de tels rapports, vous pouvez enregistrer le travail effectué quotidiennement dans un cahier ou un document électronique. Vous passerez seulement 3-5 minutes par jour sur cette bagatelle. Ce n'est pas tellement. Cependant, grâce à de tels enregistrements, vous pourrez créer un rapport sur votre travail pour n’importe quelle période dans l’avenir sans aucun problème.
Règles d'interaction avec les autorités statistiques
La majorité des formulaires de déclaration et des informations sont demandés par l’organisme de statistique territorial. C'est-à-dire que l'institution envoie (volontairement, par courrier postal, par requête électronique) un formulaire à remplir et à soumettre. La composition du rapport à Rosstat en 2019 a été ajustée plus d'une fois.
Par exemple, dans le secteur public, la fréquence des rapports «ZP» dans les domaines sociaux et scientifiques a été modifiée. Notez que des rapports antérieurs tels que ZP-education, ZP-science et ZP-health ont été soumis tous les trimestres. Maintenant, ils sont devenus mensuels.
En raison du nombre important d'entités contrôlées, les statistiques russes ne parviennent pas toujours à envoyer des demandes à tous les destinataires. Cependant, l'absence de demande d'informations n'exempte pas l'organisation de l'obligation de faire rapport à Rosstat en 2019. Pour cela, l’institution encourt une lourde amende en vertu de l’article 13.19 du code des infractions administratives.
Afin d'éviter les pénalités administratives, Rosstat vous recommande vivement de vérifier votre rapport de TIN. Nous parlerons de la façon de le faire plus tard.
Qui en a besoin
Cette question est posée par l'artiste qui a reçu la tâche de rapporter. Le plus souvent, les employés de l'entreprise se sentent presque offensés par de telles demandes. Mais tout a du sens.
Premièrement, le rapport sur le travail effectué est nécessaire pour le contractant. Ce n’est pas formel, mais une attitude intéressée à ce processus vous permettra de trouver des goulots d’étranglement et des faiblesses dans vos qualifications. Ainsi, les directions dans lesquelles il est possible (et nécessaire) de se développer sont déterminées. Après tout, nous apprenons tous de nos erreurs.
Deuxièmement, le chef a besoin de ça. Le rapport d'avancement vous permet d'évaluer objectivement la qualité et la rapidité de résolution des tâches. Grâce à ce document, de nombreuses questions disparaîtront - du plus primitif «ce que vous faites tout le temps» au complexe «pourquoi devrais-je échanger votre ordinateur pour un ordinateur plus moderne»? Étant donné que le rapport indiquera qu'il faut beaucoup de temps pour enregistrer les modifications apportées au document. Et cela ne dépend pas de l'entrepreneur: les équipements de bureau obsolètes ne peuvent fonctionner plus rapidement. En fait, c’est la raison pour laquelle on crée l’impression que l’employé boit du thé tout le temps - il attend juste que l’opération soit terminée.
Et la question: «Pourquoi dois-je écrire un rapport sur le travail effectué dans un mois?» En soi, c'est incorrect. Parce que l'accumulation d'informations statistiques et le remplissage des bases de données sont utiles pour les stratèges et non pour le personnel opérationnel. C’est plus facile pour eux de résoudre un problème que de parler de méthodes pour le résoudre.
Rosstat - Reporting TIN: algorithme de vérification
Révéler la composition complète des rapports statistiques ne prendra pas beaucoup de temps. Pour effectuer la vérification Rosstat du rapport par le TIN, vous avez uniquement besoin d'un ordinateur avec accès à Internet et au TIN de votre organisation.
La première étape est la transition vers le portail électronique officiel: Rosstat - les organisations déclarantes par TIN. L’apparence de la page du portail Web est la suivante:
Deuxième étape - nous entrons les détails de l'organisation afin de vérifier sur le site Web de Rosstat quels rapports doivent être soumis conformément au TIN. Si le TIN de l'entreprise est inconnu, les informations peuvent être obtenues par OKPO ou par PSRN.
Troisième étape - cliquez sur le bouton "Obtenir". Il se trouve directement sous les champs permettant de saisir l’identité du sujet. Le système analyse les détails saisis et affiche presque instantanément les résultats de la recherche.
Nous analysons donc les informations reçues. La première partie des résultats de recherche générés contient les codes d'enregistrement de l'entité économique. Ces chiffres sont également contenus dans la lettre de Rosstat, qui est envoyée à l'organisation lors de l'enregistrement initial. Si la lettre est perdue, les chiffres peuvent être clarifiés ici.
En outre, le portail présente une liste des formulaires de rapport Rosstat pour 2019, que cette organisation est obligée de soumettre.
Veuillez noter que la liste divulgue des informations non seulement sur le nom et la fréquence des rapports statistiques fournis. Dans cette section, vous pouvez télécharger les formats de rapport actuels pour les remplir électroniquement.
Tout à la fin de la page, l'exportation des informations reçues est disponible.
En termes simples, une organisation peut télécharger une liste de rapports ou préparer à nouveau et imprimer une lettre avec des codes de Rosstat.
Quoi écrire
Des exemples de rapports d'activité indiquent que vous devez écrire de manière très détaillée. Tout ce qui semble être une bagatelle ou un mouvement insignifiant peut s'avérer être un élément clé de l'exécution de fonctions spécifiques. Mais comprendre cela ne viendra qu'après avoir étudié quelques rapports écrits.
Si le travail est de nature courante, par exemple, réconciliation de documents et identification d’anomalies, il est alors logique de développer une forme tabulaire. Dans ce cas, là encore, au début, le tableau doit être très détaillé et contenir de nombreuses colonnes. Avec le temps, certaines colonnes disparaîtront et le formulaire de rapport prendra une forme normale (lisible).
Dans certains cas, en compilant un rapport sur le travail effectué (par exemple, les enseignants), on ne peut pas aborder officiellement la question de l'introspection. En effet, en plus de la charge éducative et méthodologique prévue et de l’étude du matériel nécessaire, l’école est également engagée dans des activités éducatives. Cela nécessite une approche particulière dans la préparation du document: il est nécessaire de comprendre les raisons du retard pris par un certain nombre d'étudiants, de trouver des moyens d'intéresser les enfants à leur sujet. Et en même temps, il ne faut pas oublier les étudiants qui réussissent (et même les plus doués).
Rosstat: états financiers
Outre les formulaires statistiques clés, les organisations sont tenues de soumettre des rapports comptables annuels sans faute. La structure de la comptabilité en statistique comprend:
- bilan
- rendre compte des résultats financiers,
- applications au bilan.
La date limite de notification est au plus tard trois mois de calendrier à compter de la fin de la période de référence. C'est-à-dire au plus tard le 31 mars de l'année suivant l'année de référence. Vous pouvez soumettre des informations comptables sur papier (en personne ou par courrier) ou remplir un formulaire électronique et envoyer des enregistrements comptables par le biais de canaux de communication sécurisés.
Objectifs du rapport
Pour une préparation correcte et des coûts de temps minimum, il est nécessaire dès le début de décider dans quel but et pour quel rapport un travail est rédigé pour l’année en cours. Nous nommerons les plus populaires:
- justification des avantages réels d'un poste spécifique dans l'organisation,
- confirmation des qualifications d'un employé,
- une démonstration de l'efficacité du travail de gestion,
- obtenir un financement pour la prochaine période de référence,
- obtenir le consentement à l'élaboration d'orientations (idées),
- justification des dépenses affectant les ressources et les finances, etc.
La formulation bien connue - la formulation correcte du problème fournit 50% de la solution - fonctionne également dans ce cas. Mieux nous comprenons pourquoi un rapport est nécessaire, plus il nous est facile de le rédiger. Jusqu'à ce que le document "for show" n'exige pas que nous soyons créatifs. Et prend du temps.
Structure du document
Si l'entreprise ne dispose pas d'un formulaire de rapport développé, vous devez le développer vous-même. Connaissant le but du document, il est nécessaire de considérer sa structure. Des exemples de rapports d'activité nous permettent de conclure à la nécessité d'un plan clair et simple.
Au tout début, l'objectif et la logique de la présentation de l'information devraient être expliqués. Expliquez la séquence de présentation et faites une table des matières. Pour le tableau, il est nécessaire de donner une brève explication de la raison pour laquelle ce formulaire est choisi.
Dans les sections et les sous-sections, l’unité de présentation doit également être respectée. Le document sera donc plus compréhensible, ce qui en facilitera la lecture. Dans un rapport sur une longue période, des illustrations sous forme de tableaux et de graphiques facilitant la perception sont tout à fait appropriées. Mais ici, il faut respecter la règle du "juste milieu": le texte continu, ainsi que les matériaux exclusivement visuels, fatiguent très vite.
Stylistique
Pour l'employé moyen, le plus difficile à écrire est peut-être la terminologie et la formulation. Le rapport de pathos ne semblera pas naturel et provoquera une réaction négative de la part de la direction. Des formulations trop simples (25 documents par exemple) sont également repoussées par le lecteur.
Mais vous devriez éviter les modèles. La seule exception est le document que personne ne lira jamais. Nous rencontrons parfois de telles tâches, mais dans cet article, nous nous intéressons aux rapports réels (non créés pour des comptes pro forma).
Dans tous les cas, vous ne devez pas parler que de réalisations. Pour les souligner, il est nécessaire de parler des difficultés qui ont dû être rencontrées pendant les travaux. Entre autres choses, l'analyse de la complexité est un sujet de réflexion pour l'optimisation de la gestion. Des exemples de rapports de progrès indiquent que vous ne devriez pas utiliser de phrases simplifiées telles que «mauvais état», «difficultés rencontrées», etc. ou réception intempestive d'informations du département concerné. " Tout cela vous permet d'évaluer de manière adéquate et objective la situation qui prévaut dans l'entreprise.
Evaluation des résultats
Chaque résultat doit être confirmé par des chiffres. Cette concrétisation permet de comprendre la dynamique du développement.
De plus, vous devez spécifier les critères d’évaluation des résultats. Sera-t-il la période de rapport précédente (s’il s’agit d’un rapport trimestriel, par exemple) ou, au contraire, le pourcentage de réalisation des objectifs fixés est décidé par l’auteur du document.
En général, les indicateurs indirects peuvent en dire long sur le processus de résolution des tâches assignées. Pour une analyse plus approfondie, il existe également une tonne d'informations. De la détermination des coûts de main-d'œuvre à la compréhension du bon objectif.
Du problème à la solution
La plupart des rapports sont préparés sur la base d'une description de l'avancement des travaux. Le document gagnant est celui dans lequel la relation problème-solution est clairement tracée. Le lecteur comprend immédiatement les techniques et l'équipement (si nécessaire) utilisés par l'exécutant pour l'exécution de la tâche dans les délais impartis et de haute qualité.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Un flot continu de chiffres fatigue littéralement le lecteur en quelques minutes. Une autre chose est des tableaux et des graphiques multicolores. Ils sont clairs, compréhensibles, faciles à lire.
Chaque graphique a besoin d'un commentaire. En outre, il est nécessaire d'indiquer comment les différents graphiques sont interconnectés. Une explication des relations de cause à effet facilitera davantage l'analyse du rapport.
Si des ressources matérielles ont été dépensées pendant le fonctionnement, vous ne devez pas simplement les énumérer. Au lieu de cela, les biens acquis doivent être indiqués. La phrase sèche: «Matériel de bureau acheté» sonnera complètement différemment si vous écrivez: «Deux emplois ont été créés, ce qui a permis d’accroître la production du service».
Comment rédiger un document
Bien qu’il n’existe pas de forme unique de compilation, un rapport sur les travaux effectués peut être établi conformément à GOST, qui définit les principaux critères de travail scientifique. Il énonce les exigences relatives au formatage, au type et à la taille de la police, etc.
En ce qui concerne la lisibilité du document, il existe quelques astuces:
- essayez de ne pas avoir plus de 5 phrases dans un paragraphe,
- les indicateurs clés peuvent être surlignés en police ou en couleur,
- séparez le texte de manière à ce que le tableau ou le graphique n'occupe pas toute la page; veillez à laisser de la place pour les commentaires,
- Faites un résumé clair et concis du rapport.
Ces conseils contribueront à faciliter la perception de votre rapport, ce qui signifie qu'ils vont initialement configurer le lecteur pour qu'il soit fidèle à l'auteur du document. Imaginez que vous êtes le patron. Et rédigez le rapport car il serait utile et intéressant de vous le lire.
